Qué es una auditoría de Consorcios
Las auditorías consisten en la revisión de los aspectos administrativos y contables inherentes a la gestión de la administración, que son realizados por un profesional independiente en Ciencias Económicas.
La compulsa consiste en la aplicación de pruebas selectivas para obtener evidencias respaldatorias de montos y afirmaciones significativas. De esta forma se logra conocer el desempeño del administrador, de manera eficiente y eficaz.
Gracias a los buenos resultados que habitualmente arrojan, su utilización se ha difundido en estos últimos años tanto entre los integrantes de los consejos de propietarios como así también entre las propias administraciones. Naturalmente, estos informes no son obligatorios ni reemplazan la función genérica de contralor del consejo, sino que constituyen un complemento y una herramienta útil.
Sabemos que el administrador debe brindar periódicamente la información que permita evaluar el cumplimiento de la tareas que le competen a través de la rendición documentada de cuentas, las cuales deben ser aprobadas por los propietarios una vez por año y, en su caso, cuando cesa en sus funciones como mandatario del consorcio.
Si los copropietarios no cuentan con los conocimientos técnicos necesarios para aprobar estas rendiciones se asume un riesgo importante, que hace aconsejable la emisión de un informe como el que nos ocupa.
Si bien una auditoría nos informa razonablemente si las liquidaciones de expensas son correctas, debemos aclarar que en general no incluyen una revisión detallada de todas las transacciones, sino que se basa en pruebas selectivas, orientada hacia las transacciones de mayor importancia, efectuando validaciones de cumplimiento de los controles claves vigentes y comprobaciones de los saldos, es decir que no aseguran la detección de la totalidad de los posibles errores, sino sólo de aquellos que integren la información significativa de las expensas controladas.
Vale aclarar que al nuevo administrador también le resulta útil auditar la gestión anterior, ya que permitirá conocer la situación del Consorcio deslindado la responsabilidad respecto de situaciones generadas en el pasado que puedan afectar a los copropietarios en el futuro.
Cuándo y cómo se hacen las auditorías
Las auditorías pueden realizarse en cualquier momento del año, aunque en general se requieren previamente a la fecha de la rendición anual de cuentas. También en el caso de un cese de la administración con anterioridad a la entrega de la documentación, o cuando se tienen dudas sobre el accionar del Administrador, para evitar que, en el caso de errores u omisiones, éstos agraven la situación del Consorcio.
Se consulta al consorcio respecto de las inquietudes que motivaron la revisión y se detalla la documentación a revisar.
Se definen que controles se realizarán y cuales son los items con mayores problemas, así podremos estimar el tiempo que llevará nuestro trabajo.
Finalmente, en fecha y lugar acordados se releva toda la documentación oportunamente solicitada formulando a la administración las preguntas que se estimen pertinentes para complementar la tarea. De ser necesario se solicitarán algunos comprobantes adicionales, sin perjuicio de consultas a terceros (proveedores, bancos, etc.).
Duración de una Auditoría
El tiempo duración de una auditoría dependerá de que tipo se trate, y de las tareas que se encarguen, del estado y orden de las constancias y de la predisposición por parte de terceros a los cuales se solicite información.
En base a la experiencia de los trabajos realizados, que están en relación directa con la cantidad y significación de transacciones bajo análisis, oscilan para un período anual, entre 2 y 3 semanas para un inmueble de 40 unidades.
Una vez finalizada la tarea, es conveniente acordar una reunión con los solicitantes para el momento de la entrega del mismo, para exponer las conclusiones evacuando posibles dudas.
Revisión y análisis de documentación: Qué conceptos están sujetos al control:
1= Informes mensuales (liquidaciones de expensas, validaciones varias) y balances de cuentas anuales.
2= Comprobantes respaldatorios de ingresos y egresos.
3= Libros obligatorios y no obligatorios en caso de existir (por ejemplo, libro de quejas).
4= Verificación del pago de remuneraciones, ingreso de aportes y contribuciones tanto al Régimen Nacional de Seguridad Social y Obra Social, como así también a la filial sindical, y ART, legajo de los trabajadores, exámenes médicos preocupacionales, periódicos y de egreso (en su caso), recibos de haberes, planilla horaria, etc.
5= Extractos bancarios de las cuentas bancarias abiertas a fin de depositar expensas.
6= Informes de asesores acerca de contingencias judiciales (juicios, laborales, medianerías, etc.).
7= Seguros contratados, pólizas ART, de Incendio, Responsabilidad Civil, etc. (verificación de la vigencia solicitando informes a las respectivas compañías aseguradoras).
8= Examinar el cumplimiento de las disposiciones impositivas por los proveedores del consorcio.
9= Revisar la aplicación de alícuotas correspondientes a cada unidad de acuerdo al estatuto (aplicación de los porcentuales conforme el Reglamento de Propiedad Horizontal).
10= Verificar la razonabilidad de las clasificaciones de gastos efectuados y el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Horizontal en general.
11= Examinar criterios para reclamar expensas vencidas y comprobar cobro y destino de los intereses.
12= Contratos con empresas proveedoras para evaluar potenciales reclamos en caso de discontinuar la prestación.
13= Verificar gastos pendientes de pago de la Administración anterior, y su relación con cuotas extraordinarias a pagar en la nueva Administración (en los casos que resulte pertinente).
14= Inversiones a Plazo Fijo - Seguimiento y aplicación de los mismos.
15= Distintos servicios de aplicación durante temporada invernal, provisionados en temporada veraniega que conforman Fondo de Reserva. Examinar su destino.
16= Control presupuestario. Análisis de los posibles desvíos.
17= Estudiar la razonabilidad de los fondos recaudados, comparados con los fondos erogados.
18= Verificar el cumplimiento de ordenanzas municipales y leyes.
19= Cumplimiento de límites de gastos.
20= Que las reparaciones que se ejecutan dentro de los sectores propios, sean las que autoriza el Reglamento.
