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DIGITALIZACION DE EXPENSAS PARTE II: Cómo hacerle llegar a los propietarios la documentación sin gastos adicionales

 
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En razón de la reciente publicación de la Resolución 408/2012 que determina que los administradores de la Ciudad de Buenos Aires, deberán digitalizar los comprobantes respaldatorios de las expensas mensuales, en nuestra primera entrega detallamos el tiempo que nos insumió escanear toda la documentación respaldatoria de un Consorcio de determinadas características.

En esta oportunidad, asumiremos que el lector ya ha leído el texto anterior, y nos focalizaremos exclusivamente en el paso siguiente, es decir: qué hacer con la documentación escaneada para que sea recibida por los propietarios.

Previamente debemos hacer una aclaración importante respecto del texto de la premencionada norma.
La misma indica que “...
los Administradores de Consorcios deberán enviar vía correo electrónico a los copropietarios, las liquidaciones de expensas en formato digital, efectuadas en conformidad con lo previsto en el artículo 1° de la presente, acompañando la diligitalización de todos los comprobantes respaldatorios ...
”.
Creemos que resulta desacertado el método de envío que indica la norma.
Pretender enviar por correo electrónico todas las imágenes (o los archivos pdf dependiendo de la configuración que optara al momento de escanear) a cada propietario del cual se posee un email resulta en el mejor de los casos poco práctico, y en otros lisa y llanamente imposible.
En los edificios grandes, donde es de esperar que el volumen escaneado sea mayor, el administrador puede encontrarse con limitaciones técnicas en su propio correo electrónico, o en el correo de los propietarios.
Por ejemplo, límites en la cantidad de archivos adjuntos enviados/recibidos o en su tamaño.

Es por ello que consideramos que el “envío por correo electrónico” no es más que una ejemplificación en la forma de hacerle llegar a los propietarios los archivos digitalizados.
En otras palabras: Lo importante es que la administración permita el acceso a dicha documentación en formato digital. El “cómo” es lo menos importante.

En anteriores artículos nos focalizamos en responder a situaciones que pudieran generarse con esta norma, como por ejemplo, el caso de propietarios que carecieran de internet.
Oportunamente aclaramos que aquellos propietarios que no puedan -o no quieran- recibir la documentación en forma electrónica, deben continuar recibiendo las expensas en su formato habitual.
Esta norma simplemente amplía el acceso a la documentación para aquellos que cuenten con internet.

Volviendo al tema central del presente, es importante destacar que el acceso a la documentación en forma digital puede hacerse en forma completamente gratuita.

Efectivamente, el administrador no necesita de ninguno de los recientes servicios -arancelados- que aparecieron luego de publicada la norma, para cumplir con la misma.

He aquí algunas opciones gratuitas que resulta importante destacar:

Dropbox

Este sistema permite almacenar documentación y franquear el acceso a la misma solamente a aquellas personas que cuenten con el link exacto.
De esta forma, la administración puede crear una carpeta virtual para cada consorcio e incorporar a cada carpeta una subcarpeta con el período en cuestión.
El procedimiento es sumamente sencillo: Cada mes la administración escanea la documentación y carga los comprobantes a la carpeta correspondiente, la cual debe estar dentro de la carpeta especial que gratuitamente provee dropbox.
Al cargarlos, automáticamente el servicio los sube a la web.
Lo único que debe hacer la administración es imprimir en las liquidaciones de cada mes el link de acceso que provee dropbox a efectos de acceder a los datos.

Microsoft SkyDrive

El sistema es bastante similar a Dropbox, y es confeccionado por Microsoft.
Todo aquél que ya tenga con una cuenta @hotmail o @outlook ya puede acceder a este servicio directamente, y sin configuraciones adicionales.
Quien no tenga una cuenta, deberá registrarse previamente en forma gratuita.

Google Drive

Google también ofrece un espacio gratuito para la carga de archivos.
Todo aquél que cuente con una cuenta de mail @gmail ya tiene Google Drive activo en su cuenta.
Lo encontrará en el banner superior negro que inserta google cada vez que se ingresa a cualquier servicio de Google.
Quien no tenga una cuenta, deberá registrarse previamente en forma gratuita.

Unión y Transparencia

Finalmente, destacamos que el servicio de liquidación de expensas creado oportunamente por la Liga del Consorcista, también es de acceso gratuito y permite -además de generar automáticamente las liquidaciones- adjuntar a cada gasto el correspondiente comprobante escaneado.
La diferencia con el resto de la lista que presentamos es que este sistema liquida las expensas, es decir, realiza los cálculos y genera la liquidación y los recibos en formato pdf.

Como puede advertirse, las opciones son variadas, y puede cumplirse con la normativa sin erogaciones adicionales en servicios innecesarios.
Naturalmente que todos los servicios cuentan con un límite de espacio luego del cual puede contratarse -con un arancel- mayor cantidad de ser necesario, pero en general los límites son sumamente amplios.

® Liga del Consorcista

Tags: Para Propiedad Horizontal, expensas, Registro Público de Administradores,

Comentarios

publicado el 8-10-2013

My interesante su nota doctora. El hosting de los documentos también se puede hacer utilizando un servicio de FTP (file transfer protocol). Este servicio por lo general tiene un costo de u$s 5 por mes y tiene mucho más especio de almacenamiento que los servicios mencionados en su nota. Una administración podría almacenar los documentos de todos los consorcios que adminstra en un mismo servidor. Luego los usuarios y claves de acceso pueden ser genéricos y la información distribuida con las expensas. Cada usuario accede únicamente al directorio de su consorcio (esto se denomina root de FTP y es configurable por usuario o grupo de usuarios).

publicado el 14-5-2013

muy interesante el articulo,quiero saber como bajar el programa tipo que ud. menciona para liquidacion de expensas. gracias arq.leonor scodelaro

publicado el 30-4-2013

Muy importante vuestro artículo y ya mismo le comunico a nuestra administradora para que se la primera en implementar el sistema

publicado el 30-4-2013

Ana María, enviale un mail con el link del artículo, como hago yo, y tambien que se enteren todos los propietarios.

publicado el 30-4-2013

Le agradezco la info muy interesante, en mi caso estoy haciendo el curso y en verdad me suma

publicado el 29-4-2013

Muy claras las explicaciones de las distintas opciones. Muchas gracias

publicado el 29-4-2013

me parece muy bien,está claro QUISIERA SABER DE QUE MANERA PUEDO HACERSELO LLEGAR A LA ADMINISTRADORA DEL CONSORCIO,

publicado el 22-4-2013

Es deber y obligacion de quien administra dinero ajeno, dar cuenta de ello con la documentacion respaldatoria. Por lo que debe buscar el medio mas conveniente para hacerlo, LA CUESTION ES QUE LO HAGA. Muchas veces se contesta, esta a su disposicion..........., llame y convinamos que dia puede ser............ y ese dia nunca llega o cuando llega, ya es tarde..........

publicado el 8-4-2013

HAY UN ARTICULO EN ESTA MISMA PAGINA QUE ACLARA QUE LA RESOL 408/12 ESTA VIGENTE PARA TODOS AQUELLOS QUE NO HICIERON UN AMPARO.

publicado el 8-4-2013

Creo que no leyó los otros mensajes. A ud no le aportan nada nuevo pero a muchas personas, si lo hacen.

publicado el 19-3-2013

Gracias por el articulo, muy claro y útil, como de costumbre viniendo de ustedes!!!!!!!!!

publicado el 12-3-2013

Alhuno me puede informar si esta en vigencia la resolución 408? Muchas gracias!

publicado el 12-3-2013

perdón, me puede aclarar si ya hay sentencia definitiva para la resolución 408? Gracias

publicado el 12-3-2013

Muy ibteresante el artículo, mas que nada por el trabajo investigativo que requirió. Escoger el correo electrónico como medio de transmisión de información asume que todos los copropietarios están en condiciones de utilizar una casilla de correo electronico (o bien poseerla). Tambien se debe tener en cuenta que no todas las personas hacen uso de ellas y, segun lo que tengo entendido, no es un medio fehaciente que certifique la recepción.

publicado el 6-3-2013

Muy bueno el articulo,util y claro Gracias

publicado el 28-2-2013

Gracias! No sabía de estos servicios gratuitos!! Desde que salio la norma me llegaron varias "promociones" que siempre quieren sacarme plata. Por lo menos ahora se que puedo adaptarme a todo esto GRATIS, y sin pagarle a empresas avivadas.

publicado el 28-2-2013

La Verdad Dra. Ud. No aporta Nada Nuevo en esta Tematica. Mucho ruido y pocas nueces. Saludos

publicado el 24-2-2013

Me parecio sumamente interesante el articulo, como asi tambien de practico

publicado el 23-2-2013

Gracias por los aportes que nos entregan permanentemente ...

publicado el 23-2-2013

Gracias por los aportes que nos entregan permanentemente ...

publicado el 22-2-2013

Al leer el anterior articulo. me habia quedado la duda respecto de los consorcios grandes, mandar uno por uno por correo electronico me resultaba un poco complicado, ya que hay concorcios de muchisimas unidades, pero la opcion de que cada uno pueda verlo por medio de un link es perfecta, solo falta tomarlo como costumbre y asi se manejaran las cosas con mucha mas presicion y orden para el consorcio, me gusta la idea, gracias.

publicado el 22-2-2013

Muchas gracias, muy claro y muy util.

publicado el 22-2-2013

Muy productivo el articulo, es muy buena opción y sirve para que los Administradores dejen de buscar excusas a la manera de trasparentar los gastos de expensas!!!!!!!

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