¿QUÉ TIEMPO INSUME DIGITALIZAR LAS EXPENSAS? Resultados de la experiencia realizada ante Escribano Público desde la Liga del Consorcista (Parte I)

Imagen de Dra. Victoria Loisi
31 Dic 2012 - 12:21
42855 lecturas
50 comentarios
Opine sobre este artículo
Imprimir

A raíz de la publicación de la Resolución SECGCYAC 408/2012 que ordena la digitalización de las expensas, desde la Liga del Consorcista hemos realizado un pequeño experimento cuyo resultado creemos que será útil conocer a propietarios y administradores.

Clarificando Suposiciones Previas

Los propietarios, en líneas generales, ven con beneplácito que los administradores tengan que entregar mensualmente copia de la documentación que refleje el movimiento de fondos del Consorcio, pero temen que las expensas aumenten por ese trabajo extra que debe realizar el Administrador.

En cuanto a los administradores, alegan que la tarea de digitalizar les llevará un tiempo y esfuerzo adicionales, que se reflejarán en mayores costos administrativos.

Pero, seamos prácticos, antes que arriesgar opiniones, pongamos manos a la obra y procedamos a hacer una prueba concreta. Desde la Liga del Consorcista hemos tomado toda la documentación de un mes, de un Consorcio estándar, y la hemos escaneamos en presencia de Escribano Público, a fin de constatar el tiempo real del proceso.

Metodología Empleada y Resultados Obtenidos

En el presente testeo escaneamos documentación real de un Consorcio de la Ciudad de Buenos Aires con las siguientes características:
44 unidades funcionales (3 de las cuales son locales)
2 empleados (un encargado permanente con vivienda y un ayudante)
dos ascensores
sin servicios centrales

Tomamos el total de la documentación entregada por la administración y dejamos lista para escanear la documentación respaldatoria de los gastos. No analizamos los tamaños de los recibos y tickets sino a medida que nos encontrábamos con ellos durante el escaneo.
Si algunos tickets eran muy pequeños, en la medida de lo posible, tratamos de acomodar más de un recibo en una misma pasada del escáner, para ahorrar tiempo.
Si había dos facturas de una misma empresa las juntábamos de manera tal que el membrete de la empresa apareciera una sola vez, dejando visibles los datos individuales de la factura, de esta forma ahorrábamos un poco de espacio, lo que nos permitió escanear más de una factura a la vez en algunos casos.

Hardware Empleado en la Tarea

Para la prueba buscamos una computadora que no fuera de última generación ni que tuviera características especiales, lo mismo ocurrió con el escáner, si bien es un modelo relativamente nuevo.
Detalles de la computadora empleada:
AMD Athlon 64 X2 - Dual core processor 5000 - 2.61 Ghz - 2Gb RAM
El equipo empleado para escanear fue una HP Photosmart D110 Series.

Configuración Inicial

Dividimos el proceso en dos etapas, siendo la primera la configuración inicial del escáner, ajustando las preferencias de impresión para optimizar la tarea (por ejemplo, que todo el material escaneado fuese guardado en una carpeta especial para un acceso posterior más eficiente, y que al comenzar cada proceso automáticamente el sistema solicitara continuar escaneando, lo que permite agilizar muchísimo la tarea).
Esta primera etapa de ajuste de preferencias tuvo una duración de 4:08 minutos.
En principio esta tarea se hace una sola vez, y la duración de la misma variará dependiendo del nivel de manejo del equipo que tenga el usuario.

Escaneado de la Documentación

La segunda etapa consistió en el escaneado propiamente dicho. Téngase presente que la primera pasada siempre demorará un poco más, y las siguientes, en principio, deben ser más rápidas. También hay que tener en cuenta que en cualquier proceso de escaneado el carro hace dos movimientos: uno hacia adelante y otro hacia atrás. El primero de estos movimientos es el que escanea y el segundo implica solamente la vuelta del carro a su posición inicial para proceder a un nuevo escaneo.

Es decir, que una vez que el carro llegó al extremo opuesto del escáner, podemos retirar la hoja y poner la siguiente, lo que agilizará el proceso de escaneado enormemente.

Resultados

La cantidad de pasadas del escáner totalizaron 37, y la tarea nos llevó exactamente 24:31.4 minutos en total. Es decir, 0.657 minutos por carilla.
La contabilización del tiempo se hizo mediante la filmación que se hizo del mismo y un cronómetro adicional.

Aquellos administradores que tengan a su cargo Consorcios más grandes que el tomado como muestra en el presente, deberán multiplicar 0.657 milésimas de minuto por cada documento que tengan para escanear para saber el tiempo aproximado que demorarán en la tarea (recordando que siempre pueden adjuntar más de un documento a la vez si son pequeños). Tampoco deberán escanear las facturas electrónicas o aquellas que los proveedores ya les envíen escaneadas, lo que les ahorrará tiempo.

Conclusiones

Cierto es que escanear la documentación llevará algún tiempo, y que en muchos casos se requerirá práctica con el escáner para lograr velocidad en su uso, pero consideramos importante clarificar los números para evitar que -con preconceptos y sin base real- se pongan excusas para no dar a conocer el efectivo movimiento del dinero de los propietarios.

Sabemos que a la fecha existe una medida cautelar relacionada con la Res. 408/2012 que suspende provisoriamente los efectos de la misma para cierto grupo de administradores.

Lo que pretendemos con este testeo es abrir los ojos de la comunidad a efectos que tomen conciencia que aún sin la aplicación de ninguna resolución se le puede exigir al administrador mediante asamblea, que digitalice la documentación. En la Ciudad de Buenos Aires y en cualquier otra ciudad argentina.

En una próxima entrega mencionaremos cómo enviar dicha documentación digitalizada a los propietarios sin pérdida de tiempo, sin gastos adicionales en servicios, analizando las distintas posibilidades técnicas existentes a la fecha, en su mayoría, gratuitas. También consideraremos las opciones posibles para los casos de propietarios que no dispongan de una computadora, de servicio de internet y de correo electrónico.


Fundación Liga del Consorcista de la Propiedad Horizontal

[email protected]

[email protected]

Montevideo 764 piso 11 A y C, Ciudad de Buenos Aires [ mapa]
4811-9836 || 4816-5111

Sugerencias sobre el sitio? Contáctese con nuestro webmaster

Fundación Liga del Consorcista de la Propiedad Horizontal

emails:
[email protected]
[email protected]

Montevideo 764 piso 11 A y C, Ciudad de Buenos Aires

4811.9836
4816.5111


Sugerencias sobre el sitio? Contáctese con nuestro webmaster