Recientemente la Ciudad de Buenos Aires implementó la obligación de incorporar en las liquidaciones de expensas un link o código QR para que los propietarios puedan descargar toda la documentación respaldatoria relacionada a dicha liquidación (Disp. 1492/2014 DGDYPC).
Sin perjuicio que pareciera que el Registro Público extralimita sus facultades y su ámbito de aplicación, es importante resaltar que esto se hace con los loables fines de transparentar la gestión de la administración, puesto que la finalidad de la norma, al fin de cuentas, es que el propietario no sólo pueda acceder a la documentación respaldatoria de gastos, sino que acceda en forma fácil.
Nos focalizaremos aquí en la obligación de incorporar un código QR o un link a la liquidación de expensas desde el cual los propietarios puedan descargar la documentación respaldatoria de los gastos. La norma agrega que el administrador deberá generar una base de datos que contendrá escaneada la documentación relacionada a la liquidación de expensas.
Hay administradores que recibieron la norma sin mayores sobresaltos porque ya tenían implementado un sistema de gestión, y otros recibieron la noticia con terror. Sobre todo las pequeñas administraciones que liquidan las expensas sin pagar ningún sistema o servicio tercerizado. Aquellos que tal vez tengan su propio sistema implementado en una planilla de cálculos, por ejemplo en excel.
Quienes se asustaron, deben saber que no necesitan usar un sistema de pago para seguir liquidando las expensas y cumplir con la norma, y en este artículo nos vamos a enfocar en la cuestión de la generación del link y/o el código QR.
Sobre el link y/o Código QR
El link es una palabra en inglés a la que todos ya nos hemos acostumbrado, y entendemos que se trata de un (híper)vínculo que, al ser clickeado nos lleva hacia otro sitio, generalmente relacionado con el tema que clickeamos.
Vale aclarar que se puede utilizar tanto un link cuanto un código QR, por lo que no es necesario incorporar un código QR siempre y cuando tengamos un link que permita la descarga del material. Por otra parte el código QR conlleva la generación de un link y por ello tiene la misma funcionalidad.
La diferencia con el link, es que evita al usuario el tener que tipear la URL o dirección web de descarga. Por ejemplo, si se tiene un teléfono con cámara, y se apunta la cámara a un código QR, la aplicación del teléfono dedicada a leer códigos QR (app) llevará al usuario a la página web que el código contiene, sin necesidad de tipear, escribir o copiar un link.
Existen aplicaciones que generan códigos QR en forma gratuita y sencilla, por ejemplo el generador de Adobe o también el QR Code Generator. Entre muchas otras.
En los ejemplos de generadores de QR arriba referenciados, se requiere registrarse en forma gratuita, pero el proceso para generarlo a partir de un link es muy sencillo, y luego se puede agregar como cualquier imagen a la liquidación.
Y a dónde me llevan el link o el código QR? Cómo genero la base de datos?
Una base de datos es un sistema organizado para recopilar, almacenar y gestionar conjuntos de datos de manera estructurada. Para gestionar eficientemente grandes cantidades de datos y facilitar consultas y actualizaciones, se suele utilizar algún software diseñado especialmente para eso. Sin embargo, es posible trabajar con estructuras de datos organizadas sin un software especializado.
Se pueden utilizar, por ejemplo, hojas de cálculo (como Excel). No olvidemos que hasta un archivo físico con fichas, como solían guardarse los datos antes del advenimiento de la tecnología, también es una base de datos.
Naturalmente que no planteamos aquí volver, de ninguna manera, al anacronismo de los archivadores en soporte papel. Simplemente queremos quitar el resquemor de algunos administradores, acostumbrados a trabajar en una hoja excel que piensan que deberán modificar todo su esquema de trabajo: Si está bien organizado, se puede continuar trabajando en excel y usarlo como base de datos.
El meollo de la cuestión es cómo obtener la organización necesaria hacia terceros, es decir, hacia los propietarios.
Por ejemplo, si usamos excel, podríamos tener una planilla con la siguiente información:
Aquí tenemos los elementos necesarios para mantener y actualizar esta sencilla base de datos, que contiene una tabla con tres items: el ID, que necesariamente debe ser único para cada item de la base (podemos elegir un número o una combinación de números y letras), un período al que dicho ID corresponde, y el link único que se incorporó en la liquidación de dicho período.
Para poder generar el link necesitamos simplemente un lugar “en la nube” de guardado, como puede ser Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, IceDrive, MediaFire, entre muchos otros.
Vale aclarar que un espacio de guardado “en la nube” no es más que un servidor al que accedemos desde internet, es decir, el disco rígido de una computadora a la que se accede remotamente.
Generamos en nuestro “sitio en la nube” una carpeta, incorporamos allí la documentación y compartimos en la liquidación la carpeta como link, simplemente agregándola a la liquidación que generamos mensualmente. Podemos también comprimirla y compartir el link de dicho archivo comprimido.
Si queremos en lugar de un link usar un código QR en la liquidación, podemos pegar dicho link en un generador de códigos QR, como comentábamos, y simplemente descargar la imagen generada y pegarla en la liquidación.
En cualesquiera de los casos estamos compartiendo los archivos como indica la norma. Lo importante es siempre mantener un sistema de organización de datos que permita obtener los datos históricos en forma ordenada y completa ante la solicitud de cualquier propietario.
